用數(shù)字說話

　　中國(guó)人喜歡從表象上，從意識(shí)形態(tài)上，從趨勢(shì)上說一些大而化之的話，偏偏懶得拿數(shù)字去支持自己的觀點(diǎn)，用數(shù)字去檢驗(yàn)一下是不是這么回事。acca和審計(jì)師則不同，他們的很多科目的都需要匡算(Prove in Total)。比如ACCA報(bào)名費(fèi)用，審計(jì)師會(huì)用公司的總?cè)藬?shù)乘以大致的人均工資，得出一個(gè)總數(shù)，和報(bào)表上的那個(gè)數(shù)字對(duì)比一下，看看相差得大不大。用數(shù)字說話非常重要。因?yàn)?，就像ACCA報(bào)名費(fèi)用，有些事情正確與否，并不是從概念上就能看出來的，你得實(shí)際計(jì)算一下成本、收益分別是多少，才能做出結(jié)論。只有數(shù)字，才能告訴你答案。希望每一個(gè)人都能夠養(yǎng)成用數(shù)字說話、向數(shù)字索取答案的好習(xí)慣。

　　魔鬼存在于細(xì)節(jié)當(dāng)中。ACCA者想要能夠勝任審計(jì)的工作，就要善于思考事情的合理性，養(yǎng)成像ACCA報(bào)名費(fèi)用那樣用數(shù)字說話、向數(shù)字索取答案的好習(xí)慣，學(xué)會(huì)通俗、簡(jiǎn)明地表達(dá)觀點(diǎn)，而這些都可以在日常生活中進(jìn)行積累。

　　思考任何一件事的合理性

　　審計(jì)界有一句口頭禪：“不re”。“不re”=“not reasonable”，也就是“不合理”，不符合常識(shí)的意思。審計(jì)師的職責(zé)就是檢查財(cái)務(wù)報(bào)表的真實(shí)性和合理性。為了防止上當(dāng)受騙，審計(jì)師需要仔細(xì)推敲公司的每一種說法是否合理，這是他們的一種職業(yè)習(xí)慣。

　　舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子。公司管理層會(huì)說：“今年收入增長(zhǎng)了50%，是因?yàn)殇N售數(shù)量增長(zhǎng)了50%。”審計(jì)師一看報(bào)表：“不對(duì)啊，成本明明下降了20%啊，期末存貨也比上年年底要多。而且也沒聽說有什么技術(shù)進(jìn)步，能讓單位成本大幅下降，所以成本下降只能是因?yàn)樯a(chǎn)數(shù)量在下降。這和銷售數(shù)量增長(zhǎng)不是自相矛盾嗎?”

　　這個(gè)例子正印證了一句老話：“說謊話容易，把謊話說圓卻很難。”為了把一句謊話編圓，你需要修改很多相關(guān)的地方，而且還不一定修改得圓滿就像ACCA考綱一樣。審計(jì)師就是通過尋找會(huì)計(jì)資料ACCA考綱當(dāng)中不正常、不合理的蛛絲馬跡，從各個(gè)角度向公司提出一連串的問題，像獵犬一樣刨啊刨，從而把公司隱瞞、編造的事情挖出來。

　　簡(jiǎn)明、清晰地表達(dá)觀點(diǎn)

　　“改革開放要堅(jiān)持，糾正不正之風(fēng)和打擊經(jīng)濟(jì)犯罪也要堅(jiān)持;改革開放要堅(jiān)決，糾正不正之風(fēng)和打擊經(jīng)濟(jì)犯罪也要堅(jiān)決;改革開放要是一個(gè)長(zhǎng)期任務(wù)，糾正不正之風(fēng)和打擊經(jīng)濟(jì)犯罪也是一個(gè)長(zhǎng)期任務(wù)。”

　　上邊這段話，大家可能都讀得比較累。如果換成一個(gè)審計(jì)師，他會(huì)怎么表達(dá)同樣的意思呢?我想，他大概會(huì)這么說：“改革開放、糾正不正之風(fēng)和打擊經(jīng)濟(jì)犯罪這三件事都是需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的任務(wù)。而且，我們?cè)趫?zhí)行的時(shí)候要堅(jiān)決。正如ACCA就業(yè)前景一樣”。

　　這就是商業(yè)社會(huì)的要求，從閱讀者的角度出發(fā)，像ACCA考綱盡量通俗、簡(jiǎn)明地表達(dá)觀點(diǎn)。如果閱讀者很容易就明白了你的意思，他就有希望變成你的客戶，你的表達(dá)就是成功的。也像ACCA報(bào)名條件如果他聽不懂，或者聽起來很費(fèi)勁，雙方交流的成本很高，你的表達(dá)就是失敗的。

　　在我做第一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的時(shí)候，帶領(lǐng)我工作的是一個(gè)第三年的審計(jì)員。我記得，她做事情一向很麻利，可是唯獨(dú)她在往工作底稿上寫“注釋”的時(shí)候，總是磨磨蹭蹭的。每一條注釋，她都是寫了又寫，改了又改，不斷試驗(yàn)怎么表達(dá)才清楚、簡(jiǎn)明，讓經(jīng)理一眼就能看明白。她在遣詞造句上所花費(fèi)的時(shí)間，要遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于給經(jīng)理節(jié)省的時(shí)間。因?yàn)樗X得，多考慮一下閱讀者的需要，讓閱讀者能夠迅速抓住信息的重點(diǎn)，這樣的底稿才是合格的。

　　在她的影響下，我也學(xué)著提高表達(dá)的效率，讓別人不費(fèi)腦子就能看明白。如果我想說的事情不太復(fù)雜，我就開門見山，第一句話就把結(jié)論扔出去，然后再寫原因像ACCA報(bào)名費(fèi)用。如果我想說的事情比較復(fù)雜，需要先介紹背景知識(shí)，然后進(jìn)行推理演繹，別人才能看懂，我就由淺入深地寫，說清楚一件事，再說下一件事，依次說下去。如像ACCA報(bào)考條件，每一條路如果有多個(gè)分支的話，我會(huì)加上序號(hào)A1，A2，B1，B2，這樣讀者就心里清楚自己“走”到了哪條路的哪個(gè)門牌號(hào)。

　　出Q是完善文章的好方法

　　所謂出Q，就是由一個(gè)獨(dú)立的第三人閱讀審計(jì)底稿，指出里邊有錯(cuò)誤、或者是不清楚的地方，然后交給底稿的編制者去修改和完善。在四大，員工不喜歡經(jīng)理出Q，經(jīng)理不喜歡合伙人出Q，審計(jì)部不喜歡稅務(wù)部出Q。沒有人喜歡別人給自己Q。但是，他們給別人出Q的時(shí)候都毫不留情。

　　出Q的確是完善文章的好辦法。我將這種方法的優(yōu)點(diǎn)總結(jié)如下：

　　1. 所謂“旁觀者清”。有些事情，底稿編制者自己覺得說得很明白了，但是別人可能還是看不懂。讓一個(gè)獨(dú)立的第三人看一遍，提出他的疑問，就能夠發(fā)現(xiàn)哪些地方表達(dá)得還不那么清楚。

　　2. 能夠凝聚多個(gè)人的智慧。一張好的底稿，需要不斷加以完善，充分吸納不同人的好思想。經(jīng)理、合伙人通過出Q，把深層次的問題指出來，等于是將自己在職業(yè)生涯中所積累的知識(shí)注入到了底稿里。員工通過修改，模仿，下一年再完善，如此循環(huán)，底稿的質(zhì)量就能不斷提高。這不僅是工作底稿的進(jìn)化模式，也是人類文明的進(jìn)化模式。

　　3. 避免面對(duì)面的接觸，從而提高溝通的效率。這個(gè)優(yōu)點(diǎn)說來有點(diǎn)好笑，但是的確是一個(gè)事實(shí)。每個(gè)人都有自尊心和逆反心理的。據(jù)我觀察，如果你當(dāng)面指出別人底稿的缺點(diǎn)的話，通常會(huì)引起對(duì)方的解釋、辯護(hù)和反駁。爭(zhēng)來爭(zhēng)去，底稿里問題并沒有得到解決。如果是出Q的話，就快了很多。反正問題我已經(jīng)給你指出來了。有則改之，無則加“注釋”在底稿里說清楚，省得別人每次都誤會(huì)你。

　　做事要留證據(jù)

　　在審計(jì)工作當(dāng)中，很重要的一條原則就是：“如果你沒有寫下來你做了什么，那就等于你沒有做。”比如你詢問了誰，詢問的結(jié)果是什么，你查看了什么單據(jù)，都要記錄在工作底稿里。審計(jì)師特別喜歡管客戶要資料：合同啦，發(fā)票啦，內(nèi)部文件啦，管理層的申明啦，都要像寶貝似的要過來，像ACCA考試把重點(diǎn)標(biāo)注清楚，歸入審計(jì)工作底稿里。只有這些證據(jù)齊全了，報(bào)表上的數(shù)字才有依據(jù)。

　　用書面證據(jù)說事，和口頭約定相比，無疑是一種進(jìn)步。就像標(biāo)注ACCA報(bào)考條件一樣，只有在每一個(gè)環(huán)節(jié)留下可供查證的證據(jù)，ACCA就業(yè)前景有根有據(jù)，才能在發(fā)生糾紛的時(shí)候有理可說?？上Ш芏嘀袊?guó)的企業(yè)總喜歡在合同里說一套，實(shí)際當(dāng)中跟對(duì)方口頭約定另外一套，不愿意及時(shí)更新合同。等發(fā)生了糾紛，雙方各執(zhí)一詞。我想，隨著中國(guó)司法制度越來越健全，那些不愿意用合同說事的企業(yè)，會(huì)越來越吃虧。

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